Thủ tục Công chứng

Trình tự, thủ tục, công chứng

CÁC QUY TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG CHỨNG
 
I. QUY TRÌNH CHUNG CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH
- Bước 1: CCV trực tiếp tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ của người có yêu cầu công chứng theo thứ tự. Việc kiểm tra bao gồm cả kiểm tra hồ sơ có thuộc các trường hợp được phép giao dịch theo quy định của pháp luật hay không (theo thông tin, số liệu được lưu trữ tại Phòng Công chứng).
a. Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết : CCV giải thích rõ lý do và từ chối tiếp nhận hồ sơ. Trong trường hợp giữa người yêu cầu công chứng và công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng có tranh chấp liên quan đến hoạt động hành nghề công chứng thì các bên có quyền khởi kiện vụ việc ra Tòa án để giải quyết tranh chấp đó.
 b. Trường hợp hồ sơ thiếu : CCV ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ sung (phiếu ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn và họ, tên của CCV tiếp nhận hồ sơ).
c. Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ : CCV tiếp nhận hồ sơ.
d. Trường hợp công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn: CCV xem xét hồ sơ, nếu phù hợp thì CCV chuyển đánh máy phần lời chứng.         
Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc có sự nghi ngờ đối tượng của hợp đồng, giao dịch là không có thật thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng.
Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; nếu trong dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với thực tế thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng.
- Bước 2: CCV trực tiếp thực hiện hoặc chuyển chuyên viên nghiệp vụ để thực hiện những việc cụ thể do CCV phân công, soạn thảo, đánh máy văn bản, hợp đồng.
- Bước 3: CCV hoặc chuyên viên nghiệp vụ hướng dẫn khách đọc, kiểm tra nội dung bản hợp đồng. Trường hợp khách có yêu cầu sửa đổi, bổ sung, CCV xem xét và thực hiện việc sửa đổi, bổ sung ngay trong ngày hoặc hẹn lại (thời gian hẹn lại: trong vòng 02 ngày làm việc). Nếu khách đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong hợp đồng, CCV kiểm tra năng lực hành vi dân sự của khách, giải thích quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng; hướng dẫn khách ký, điểm chỉ vào các bản hợp đồng trước mặt mình.
- Bước 4: CCV ký chứng nhận hợp đồng và chuyển hồ sơ cho Bộ phận thu phí.
- Bước 5: Khách chờ gọi tên nộp phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác theo quy định và nhận hồ sơ đã được công chứng tại Bộ phận thu phí.
Thời hạn giải quyết hồ sơ: Không quá hai ngày làm việc; đối với hợp đồng, giao dịch yêu cầu công chứng phức tạp thì thời hạn công chứng không quá mười ngày làm việc.
 
II. QUY TRÌNH CÔNG CHỨNG VĂN BẢN THOẢ THUẬN PHÂN CHIA THỪA KẾ, KHAI NHẬN DI SẢN
- Bước 1: CCV trực tiếp tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ của người có yêu cầu công chứng theo thứ tự.
a. Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết: CCV giải thích rõ lý do và từ chối tiếp nhận hồ sơ. Trong trường hợp giữa người yêu cầu công chứng và công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng có tranh chấp liên quan đến hoạt động hành nghề công chứng thì các bên có quyền khởi kiện vụ việc ra Tòa án để giải quyết tranh chấp đó.
b. Trường hợp hồ sơ thiếu : CCV ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ sung  (phiếu ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn và họ, tên của CCV tiếp nhận hồ sơ).
c. Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ : CCV tiếp nhận  hồ sơ, hướng dẫn khách đến Bộ phận thu phí để nộp tiền tạm ứng phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác theo quy định và cấp phiếu hẹn (phiếu hẹn ghi rõ ngày nhận hồ sơ, thời gian, địa điểm hẹn ký văn bản và các lưu ý khác)
- Bước 2: CCV trực tiếp hoặc Cán bộ nghiệp vụ thực hiện những việc cụ thể do CCV phân công để chuẩn bị văn bản niêm yết; văn bản thỏa thuận phân chia di sản hoặc văn bản khai nhận di sản.
 CCV ký văn bản niêm yết và giao cho bộ phận đã được phân công của Phòng Công chứng đi niêm yết tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã. Việc niêm yết phải có sự xác nhận của đại diện Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú hoặc tạm trú của người để lại di sản.
Trường hợp nơi niêm yết ngoài thành phố Hồ Chí Minh, CCV gửi văn bản niêm yết bằng đường công văn cho UBND cấp xả nơi niêm yết.  
- Bước 3: Người có yêu cầu công chứng đến Phòng Công chứng theo phiếu hẹn.
a. Trường hợp có khiếu nại, tố cáo, cán bộ nghiệp vụ hướng dẫn người có yêu cầu công chứng gặp CCV để được giải thích, hướng dẫn (tùy theo nội dung khiếu nại, tố cáo).
b. Trường hợp không có khiếu nại, tố cáo, cán bộ nghiệp vụ hướng dẫn khách đọc, kiểm tra nội dung văn bản khai nhận di sản hoặc thỏa thuận phân chia di sản.Trường hợp khách có yêu cầu sửa đổi, bổ sung văn bản thì CCV xem xét và thực hiện việc sửa đổi, bổ sung ngay trong ngày hoặc hẹn lại (thời gian hẹn lại : 02 ngày làm việc). Nếu khách đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong văn bản, CCV kiểm tra năng lực hành vi dân sự của khách, giải thích quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng; hướng dẫn khách ký, điểm chỉ vào văn bản trước mặt mình.
c. Trường hợp công chứng văn bản khai nhận di sản hoặc thỏa thuận phân chia di sản đã được soạn thảo sẵn: CCV xem xét văn bản, nếu phù hợp thì CCV chuyển đánh máy phần lời chứng.
Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; nếu trong dự thảo văn bản khai nhận di sản hoặc thỏa thuận phân chia di sản có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của văn bản không phù hợp với thực tế thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng.
- Bước 4: CCV ký chứng nhận văn bản và chuyển hồ sơ cho Bộ phận thu phí.
- Bước 5: Khách chờ gọi tên nộp phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác theo quy định và nhận lại hồ sơ đã được công chứng tại Bộ phận thu phí.
          Thời hạn giải quyết  hồ sơ: 20 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ (gồm 05 ngày chuẩn bị hồ sơ niêm yết, 15 ngày niêm yết)
 
III. QUY TRÌNH CẤP BẢN SAO VĂN BẢN CÔNG CHỨNG
- Bước 1: Bộ phận được phân công tiếp nhận Phiếu yêu cầu cấp bản sao văn bản công chứng. Kèm theo Phiếu yêu cầu phải có bản photocopy giấy chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ tuỳ thân khác của người yêu cầu đã được cán bộ tiếp nhận kiểm tra, đối chiếu bản chính.
Người có quyền yêu cầu cung cấp bản sao là:
+ Người tham gia hợp đồng, giao dịch;
+ Người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng;
+ Các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã công chứng.
- Bước 2: Lãnh đạo Phòng Công chứng xem xét, trường hợp xét thấy không có cơ sở để cấp bản sao văn bản công chứng thì Trưởng Phòng ghi rõ lý do không cấp. Trường hợp đồng ý cấp bản sao thì Trưởng phòng chuyển phiếu yêu cầu sao lục cho Bộ phận lưu trữ thực hiện.
Cán bộ lưu trữ photocopy văn bản công chứng từ hồ sơ lưu trữ, trình Trưởng Phòng ký chứng nhận bản sao và chuyển Bộ phận thu phí.
- Bước 3: Khách nộp phí công chứng, thù lao công chứng theo quy định và nhận bản sao văn bản công chứng tại Bộ phận thu phí;
Thời hạn giải quyết: ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu.
IV. QUY TRÌNH CHỨNG THỰC BẢN SAO, CHỨNG THỰC CHỮ KÝ, CÔNG CHỨNG BẢN DỊCH
 
1. VIỆC GIAO, NHẬN, KÝ VÀ ĐÓNG DẤU BẢN SAO: 
          Công chứng viên chứng thực bản sao từ bản chính qua các bước sau:
          Bước 1: Chuyên viên pháp lý hướng dẫn, tiếp nhận, kiểm tra và sắp xếp giấy tờ, văn bản cần chứng thực theo yêu cầu của người yêu cầu chứng thực.
          Bước 2: Công chứng viên tiếp nhận, kiểm tra tính pháp lý, đối chiếu với bản chính giấy tờ, văn bản cần chứng thực và ký bản sao.
          Bước 3: Người yêu cầu chứng thực bản sao nhận lại bản chính giấy tờ, văn bản.
          Bước 4: Chuyên viên pháp lý sẽ tiếp nhận bản sao đã được Công chứng viên ký, tính phí và chuyển giao bộ phận thu phí, bộ phận văn thư - lưu trữ cấp số bản sao, đóng dấu, lưu trữ theo quy định.
          Bước 5: Bản sao được trả cho người yêu cầu chứng thực.
 
2. VIỆC GIAO, NHẬN, KÝ VÀ ĐÓNG DẤU CHỨNG THỰC CHỮ KÝ: 
          Công chứng viên chứng thực chữ ký giấy tờ, văn bản qua các bước sau:
          Bước 1: Chuyên viên pháp lý hướng dẫn, tiếp nhận, kiểm tra và sắp xếp giấy tờ, văn bản cần chứng thực chữ ký theo yêu cầu của người yêu cầu chứng thực.
          Bước 2: Công chứng viên tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu bản chính, kiểm tra tính pháp lý giấy tờ, văn bản cần chứng thực và ký chứng thực.
          Bước 3: Người yêu cầu chứng thực nhận lại bản chính giấy tờ, văn bản.
          Bước 4: Chuyên viên pháp lý sẽ tiếp nhận giấy tờ, văn bản đã được Công chứng viên ký, tính phí và chuyển giao bộ phận thu phí, bộ phận văn thư - lưu trữ cấp số chứng thực, đóng dấu, lưu trữ theo quy định.
          Bước 5: Giấy tờ, văn bản đã chứng thực được trả cho người yêu cầu chứng thực.
 
3. VIỆC GIAO, NHẬN, KÝ VÀ ĐÓNG DẤU BẢN DỊCH : 
          Công chứng viên thực hiện công chứng bản dịch qua các bước sau:
          Bước 1: Công chứng viên hướng dẫn, tiếp nhận, kiểm tra tính pháp lý, đối chiếu với bản chính và sắp xếp văn bản cần dịch theo yêu cầu của người yêu cầu chứng thực thông qua phiếu yêu cầu công chứng bản dịch.
          Bước 2: Công chứng viên đóng dấu đã đối chiếu bản chính (trường hợp có bản chính đúng quy định) hoặc từ chối đối với bản chính bị cấp sai thẩm quyền, không hợp lệ, bản chính giả,.... theo quy định của pháp luật. 
          Bước 3: Người yêu cầu công chứng nhận lại bản chính giấy tờ, văn bản.
          Bước 4: Chuyên viên pháp lý sẽ tiếp nhận văn bản yêu cầu dịch đã được Công chứng viên kiểm tra, giao cho cộng tác viên của Phòng Công chứng.
  Trong bản dịch: Trang đầu tiên của bản dịch phải được ghi rõ chữ "BẢN DỊCH" vào chỗ trống phía trên bên phải; Nếu bản dịch có từ hai trang trở lên thì phải đánh số trang theo thứ tự và phải đóng dấu giáp lai giữa các tờ; Bản dịch phải được đính kèm với bản sao của giấy tờ cần dịch.
          Bước 5: Chuyên viên pháp lý nhận lại bản dịch đầy đủ và chuyển Công chứng viên công chứng theo quy định.
          Bước 6: Chuyên viên pháp lý tính phí và chuyển giao bộ phận tài vụ thu phí, bộ phận lưu trữ cấp số bản dịch, đóng dấu, lưu trữ theo quy định.
          Bước 7: Bản dịch được trả cho người yêu cầu công chứng theo giấy hẹn.
 
V/ MỘT SỐ QUY TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG CHỨNG RIÊNG:
I/ Công chứng ngoài trụ sở
- Trong trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu không thể đi lại được, người bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của cơ quan công chứng, thì việc công chứng được thực hiện tại chỗ ở hoặc nơi có mặt của người yêu cầu công chứng.
Trình tự công chứng ngoài trụ sở như sau :
          - Bước 1: CCV trực tiếp tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ xin công chứng ngoài trụ sở. Hồ sơ gồm đơn yêu cầu công chứng ngoài trụ sở nêu rõ lý do yêu cầu công chứng ngoài trụ sở, văn bản dự thảo về nội dung giao dịch (di chúc, hợp đồng…) và các giấy tờ liên quan đến giao dịch.
          a/ Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết: CCV giải thích rõ lý do và từ chối tiếp nhận hồ sơ. Nếu khách đề nghị  từ chối bằng văn bản CCV báo cáo Trưởng Phòng xin ý kiến và ký văn bản trả lời. Thời hạn trả lời: 03 ngày làm việc kể từ ngày có yêu cầu.
b/ Trường hợp hồ sơ thiếu: CCV ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ sung  (phiếu ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn và họ, tên của CCV tiếp nhận hồ sơ).
c/ Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ : CCV tiếp nhận hồ sơ, báo cáo Trưởng phòng; Tuỳ thuộc tình hình công tác của Phòng, Trưởng Phòng chấp thuận hoặc phân công CCV khác thực hiện việc công chứng ngoài trụ sở. CCV được phân công hướng dẫn khách đến Bộ phận thu phí để nộp tiền tạm ứng theo quy định, cấp phiếu hẹn cho khách (trong phiếu hẹn ghi rõ ngày nhận hồ sơ, ngày hẹn công chứng ngoài trụ sở và các lưu ý khác) và chuyển hồ sơ cho cán bộ nghiệp vụ.
- Bước 2: CCV trực tiếp thực hiện hoặc chuyển chuyên viên nghiệp vụ thực hiện những việc cụ thể do CCV phân công để chuẩn bị hồ sơ công chứng.
- Bước 3: Theo phiếu hẹn, CCV đến nơi công chứng ngoài trụ sở. CCV kiểm tra năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng, giải thích quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu qủa pháp lý của việc công chứng, cho họ đọc dự thảo văn bản công chứng, nếu nội dung văn bản thể hiện đúng ý chí của họ thì hướng dẫn họ ký, điểm chỉ vào văn bản; Trường hợp người yêu cầu công chứng  yêu cầu sửa đổi, bổ sung văn bản và có điều kiện để thực hiện việc sửa đổi, bổ sung ngay tại chỗ thì CCV xem xét và thực hiện việc sửa đổi, bổ sung; nếu không thì hẹn lại (thời gian hẹn lại : 02 ngày làm việc).
 - Bước 4: CCV ký chứng nhận văn bản công chứng.
- Bước 5: Văn bản công chứng được đóng dấu và nộp phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác theo quy định tại Bộ phận thu phí của Phòng Công chứng. Văn bản công chứng ngoài trụ sở phải ghi rõ thời gian và địa điểm thực hiện việc công chứng.
Thời hạn giải quyết  hồ sơ:
Từ hai đến mười ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ.
II/ Công chứng hồ sơ có sự tham gia của người làm chứng, phiên dịch:
Việc công chứng hồ sơ, giấy tờ phải có sự tham gia của người làm chứng nếu pháp luật quy định việc công chứng phải có người làm chứng hoặc trường hợp pháp luật không quy định nhưng  người yêu cầu công chứng là một trong các trường hợp sau : không đọc được; không  nghe được; không ký được; không điểm chỉ được .
Trường hợp người yêu cầu công chứng không thông thạo tiếng Việt thì phải có người phiên dịch.
Trường hợp người yêu cầu công chứng là một trong các trường hợp sau : không đọc, không nghe, không ký hoặc không điểm chỉ được thì phải có người làm chứng.
 Cơ quan công chứng phải hướng dẫn và giải thích cho ngưòi có yêu cầu công chứng về việc phải có người làm chứng và người phiên dịch cũng như các điều kiện có liên quan theo quy định của pháp luật.
Người yêu cầu công chứng được tự mời người làm chứng, người phiên dịch. Nếu họ không mời được thì CCV chỉ định người làm chứng.
 
III. Sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng theo yêu cầu của các bên giao kết hợp đồng.
Một trong các bên giao kết hợp đồng có thể yêu cầu Phòng Công chứng sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản đã được công chứng.
- Bước 1: Người có yêu cầu sửa văn bản công chứng thì nộp văn bản đã công chứng (bản chính) kèm các giấy tờ liên quan chứng minh cho yêu cầu sửa lỗi kỹ thuật tại phòng làm việc của các CCV. Sau khi đối chiếu với lỗi cần sửa với các giấy tờ trong hồ sơ công chứng, CCV thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật theo các bước kế tiếp hoặc cấp phiếu hẹn cho khách (trong phiếu hẹn ghi rõ ngày nhận hồ sơ, ngày hẹn trả kết qủa và các lưu ý khác). Trong trường hợp từ chối, CCV giải thích rõ lý do.
- Bước 2: CCV trình Phiếu đề nghị cho lãnh đạo Phòng cho lục hồ sơ lưu trữ. Sau khi có ý kiến chấp thuận của Lãnh đạo Phòng, CCV yêu cầu  bộ phận lưu trữ lục hồ sơ gốc lưu có liên quan để kiểm tra, đối chiếu.
Khi sửa lỗi kỹ thuật do sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in ấn thì CCV gạch chân chỗ cần sửa, sau đó ghi chữ, dấu hoặc con số đã được sửa vào bên lề kèm theo chữ ký của mình và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng. Việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng phải được thực hiện cùng lúc trên văn bản cấp cho người yêu cầu và bản gốc lưu trữ tại Phòng Công chứng.
- Bước 3: Theophiếu hẹn khách đến phòng làm việc của CCV nơi đã nộp hồ sơ để nhận kết quả.
Thời hạn giải quyết hồ sơ:

 

Giải quyết ngay trong ngày, trường hợp cần thiết phải kiểm tra xác minh lại thì thời gian giải quyết không quá hai ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ.